Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten - Coauthoring
Heute möchte Dirk Becker Ihnen die neuen Möglichkeiten zum gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten mit SharePoint Foundation 2010 sowie Office 2010 vorstellen.
Wie kennzeichnet sich die Problematik bisher?
Die Zusammenarbeit an Dokumenten ist ein entscheidendes Element im Unternehmen bei der effektiven Arbeit als Team. Dabei ist es in der heutigen Arbeitswelt eher die Regel statt die Ausnahme, dass Dokumente von mehreren Autoren, Bearbeitern und anderen Beteiligten erstellt und bearbeitet werden. Die herkömmliche Verteilung von Dokumenten an mehrere Bearbeiter geschieht meistens per E-Mail. Folge ist unter anderem die redundante Speicherung mehrerer Kopien des gleichen Dokuments. Weiterhin haben wir durch den ständigen Austausch der Dateien einen erhöhten Netzwerkverkehr. Richtig problematisch bei diesem Verfahren ist die Nachverfolgung von Versionen, da nicht sichergestellt ist, dass alle Beteiligten die Datei unter dem gleichen Namen abspeichern. Ein „Wirrwarr“ an Namen und Versionen ist die Folge. Die koordinierte Zusammenarbeit erfordert nun einen erhöhten Aufwand.
Was könnte hier Abhilfe schaffen?
Ideal ist es, im Unternehmen mit Hilfe der Technologie die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Endbenutzern zu fördern und gleichzeitig den dafür erforderlichen Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dazu kann eine Funktion zur gemeinsamen, serverbasierten Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten verwendet werden. Damit ist konsistentes Zugreifen auf die aktuellste Version, sowie die Nachverfolgung von Änderungen gewährleistet. Idealerweise wird hier die zentrale Dokumentenhaltung / Dokumentenverwaltung in Verbindung mit SharePoint 2010 verwendet. Es ist aber auch ein gemeinsames Arbeiten unter Verwendung der Windows Live ID möglich.
Unterschiedliche Arten der simultanen Zusammenarbeit
Insgesamt unterscheiden wir vier unterschiedliche Arten der gleichzeitigen Zusammenarbeit an Dokumenten. Hier gehen wir lediglich auf die ersten zwei Formen, da diese neu in SharePoint 2010 und Office 2010 zur Verfügung stehen:
- Halbformale gemeinsame Dokumentenerstellung. Hierbei arbeiten mehrere Autoren gleichzeitig an beliebigen Abschnitten im Dokument. Abschnitte können hier nicht gesperrt werden. Änderungen sind sofort in Echtzeit sichtbar. Eine Speicherung ist nicht explizit notwendig. Unterstützt wird diese Form von Excel 2010 und OneNote 2010.
- Formale gemeinsame Dokumentenerstellung. Hierbei arbeiten mehrere Autoren gleichzeitig auf kontrollierte Weise an dem Dokument. Der bearbeitete Inhalt wird erst durch Speichern an die anderen Benutzer zum Abruf freigegeben. Solange ein Abschnitt bearbeitet wird, ist dieser für andere Benutzer gesperrt. Unterstützt wird diese Form von Word 2010 und Powerpoint 2010.
- Kommentieren und Überarbeiten
- Dokumentenmappen
Wo findet das Coauthoring heutzutage Anwendung beziehungsweise welche Szenarien sind hier denkbar?
Zwei oder mehr Autoren arbeiten an verschiedenen Teilen eines zusammengesetzten Dokuments. Während ein Autor an seinem Abschnitt des Dokuments arbeitet, kann ein anderer Autor an einem anderen Abschnitt arbeiten, ohne dass sich beide bei der Arbeit gegenseitig behindern.
Mehrere Autoren arbeiten an einer zusammengesetzten Bildschirmpräsentation. Jeder Autor kann der Präsentation Folien hinzufügen und diese bearbeiten, anstatt isoliert zu arbeiten und gleichzeitig zu versuchen, verschiedene Dokumente zusammenzuführen, so dass diese konsistent sind.
Welche Voraussetzungen bestehen für das gemeinsame Arbeiten?
Idealerweise verwenden Sie SharePoint Server 2010 oder SharePoint Foundation 2010. Hier können Sie natürlich die volle Bandbreite sowie die Formale gemeinsame Dokumentenerstellung nutzen. SharePoint bietet Ihnen darüber hinaus viele weitere Möglichkeiten. Einige davon werden wir Ihnen in weiteren Coffee Coaching Clips präsentieren. Wenn Sie kein SharePoint verwenden, können Sie mit Ihrer Windows Live ID und SkyDrive die Möglichkeiten der Halbformalen gemeinsamen Dokumentenerstellung mit Excel 2010 und OneNote 2010 nutzen.
Coauthoring - Beispiel
Am Beispiel von Microsoft Word 2010 stellen wir Ihnen nun das Coauthoring im Detail vor. Der Benutzer öffnet z.B. aus SharePoint heraus ein Word Dokument. Dabei muss sichergestellt sein, dass das Dokument in SharePoint nicht ausgecheckt ist. Word und PowerPoint können im Gegensatz zu Excel und OneNote nicht mit den OfficeWebApps bearbeitet werden. Während der Benutzer das Dokument bearbeitet, können nun weitere Benutzer das gleiche Dokument in Word öffnen. Sobald ein weiterer Benutzer das Dokument ebenfalls im Bearbeitungsmodus geöffnet hat, erscheint bei allen bisherigen Anwendern im unteren Fenster ein kleines Popup und kündigt das Bearbeiten durch einen weiteren Mitarbeiter an. Mit der Mouse Over-Funktion kann ich mir weitere Informationen zu den Personen abrufen, die das Dokument gerade bearbeiten. Mit der Integration von Lync oder Office Communicator kann hier auch direkt auf alle Kommunikationsmöglichkeiten mit diesen Benutzern zugegriffen werden.
Ein Abschnitt, der durch einen Benutzer bearbeitet wird, ist für diesen exklusiv gesperrt. Andere Benutzer können diesen Abschnitt nicht bearbeiten. Hierbei ist umso wichtiger, dass man in der Arbeit mit Word einen Abschnitt durch drücken der Enter-Taste definiert und ein Zeilenwechsel durch das Drücken der Kombination Shift Enter. Natürlich wird im Dokument angezeigt, welcher Benutzer gerade welchen Abschnitt bearbeitet. Durch das Drücken der Speichertaste werden die Änderungen zum Server synchronisiert und stehen den anderen Benutzern zum Abruf zur Verfügung. Genauso sieht man durch einen Synchronisationspfeil, dass Aktualisierungen durch andere Benutzer zur Verfügung stehen. Diese werden durch das Drücken der Speichertaste abgerufen.
Wenn ein Benutzer die Bearbeitung des Dokuments beendet, wird dies ebenfalls über ein kleines Popup am unteren Fenster angezeigt. Wenn Sie zusätzlich digitales Rechtemanagement im Einsatz haben, können Sie auch gezielt Abschnitte sperren bzw. zum Bearbeiten für einzelne Benutzer oder Gruppen freigeben. Durch die Verwendung des Coauthoring Features haben Sie nun gänzlich neue Möglichkeiten, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Es ist viel effizienter, wenn Personen auf ein Dokument gemeinsam drauf schauen, als dass jeder seine Version im Einzelnen für sich bearbeitet. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass nicht alle Benutzer mit eigenen Dokumentvorlagen arbeiten und ein mühsames Zusammenbringen der Formatierung nicht mehr notwendig ist, sondern alle auf dem gleichen Master arbeiten.
Weitere Informationen
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