Office 2010 - Online Präsentieren mit PowerPoint Broadcast
In diesem Video stellt Ihnen Dirk Becker Online Präsentationsmöglichkeiten von PowerPoint 2010 – den sogenannten PowerPoint Broadcast - oder auch Bildschirmpräsentation übertragen - vor. Wer auf die von PowerPoint gebotenen Präsentationsmöglichkeiten baut, der wird von PowerPoint Broadcast überwältigt sein.
Grenzen der herkömmlichen Verbreitung von Präsentationen
Wer kennt sie nicht: die Problematik, eine Präsentation anderen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen beziehungsweise zugänglich zu machen. Einer der möglichen Wege ist natürlich, dass der Vortragende alle Teilnehmer einlädt und diese sich zu einem festgesetzten Termin beim Vortragenden im Besprechungsraum zur Live-Präsentation einfinden. Dies ist für die Teilnehmer immer sehr zeitaufwändig und mit Kosten verbunden. Oft rechtfertigt die Teilnahme an der Präsentation den entstehenden Aufwand nicht. Hinzu kommt, dass hier meist im Vorfeld geplant und eingeladen werden muss und der Präsentationstermin damit sehr unflexibel ist.
Eine andere Möglichkeit ist natürlich, den Teilnehmern die Präsentation per E-Mail oder auf CD oder DVD gebrannt zu übersenden. Hierbei wird aber die Präsentation als Datei aus der Hand gegeben. Dies ist manchmal nicht erwünscht oder sogar verboten. Beispielsweise wenn Informationen, welche sich im Entwurfsstadium befinden, nicht weiterverteilt werden dürfen. Auch diese Lösung ist unflexibel, was den Zeitpunkt der Präsentation angeht.
Mehr Flexibilität mit PowerPoint Broadcast
Mit PowerPoint Broadcast ist es nun möglich, eine fertige Präsentation mit anderen Benutzern über das Internet mit Windows Live oder über das interne LAN mit SharePoint 2010 zu teilen und diese zu präsentieren. Dabei ist es nicht notwendig, dass der Teilnehmer eine lokale Installation von PowerPoint hat. Im Gegenteil ist hier lediglich ein aktueller Browser und ein LAN beziehungsweise Internetzugang notwendig. Wie geht das?
Wenn der Broadcast über SharePoint 2010 durchgeführt wird, ist es notwendig, in SharePoint eine PowerPoint Broadcast Site anzulegen und die entsprechende PowerPoint Service Application zu konfigurieren. SharePoint Server 2010 bringt das hierzu notwendige Site Template bereits mit.
Wenn Sie keinen SharePoint Server 2010 im Einsatz haben, kann für die Nutzung des PowerPoint Broadcast eine Windows Live ID verwendet werden. (Wenn Sie Hotmail, Live Messenger oder Xbox LIVE verwenden, verfügen Sie bereits über eine Windows Live ID. Falls nicht, dauert die Anmeldung nur eine Minute.) Dabei muss nur der Präsentierende über eine Windows Live ID verfügen. Die Teilnehmer benötigen lediglich einen Browser.
So führt man einen PowerPoint Broadcast aus
Das Vorgehen für die eigentliche Präsentation ist bei beiden Technologien identisch. Starten Sie PowerPoint 2010 mit Ihrer fertigen Präsentation. Wechseln Sie in den Backstage-Bereich und klicken dort auf Speichern und Senden. Anschließend wählen Sie Bildschirmpräsentation übertragen aus. Es öffnet sich der Startbildschirm für die Übertragung der PowerPoint 2010 Präsentation. Hier wählen Sie den für Sie korrekten Übertragungsdienst aus oder geben einen neuen Dienst ein. Der Übertragungsdienst über das Internet mit Windows Live ist hier bereits voreingestellt. Sofern Sie noch über keine Windows Live ID verfügen, können Sie Sich hier eine erstellen. Nach dem Anmelden wird die Präsentation von Ihrem lokalen Rechner – temporär – an den Übertragungsdienst geladen. Dies kann je nach Netzwerkperformance einen kurze Zeit dauern. Planen Sie deshalb bei größeren Präsentationen genügend Zeit für den Upload der Übertragung ein!
Die Präsentation liegt jetzt im Übertragungsdienst. Dieser generiert Ihnen einen Link, über welchen ein Remotebetrachter Ihrer Präsentation beiwohnen kann. Den Link schicken Sie jetzt an die externen und /oder internen Teilnehmer, die an der Präsentation teilnehmen sollen. Dies geschieht idealerweise per Lync, Windows Live Messenger, Office Communicator oder einfach per E-Mail. Das Besondere an dem Powerpoint Broadcast ist, dass Sie das Heft und die Steuerung der Präsentation komplett in der Hand halten. Wenn der Link für die Präsentation verteilt ist und Sie beispielsweise alle Teilnehmer per Telefonkonferenz am Ohr haben, wird die Präsentation zur Ansicht erst freigegeben, nachdem Sie die Präsentation gestartet haben. Bis dahin sieht der Teilnehmer diesen Bildschirm:
Nachdem die Präsentation von Ihnen gestartet wurde, sieht der Teilnehmer genau die Folie, welche Sie in Ihrer Präsentation offen haben. Der Teilnehmer kann in der Präsentation nicht blättern. Damit ist sichergestellt, dass der Teilnehmer immer genau die Folie sieht, über die Sie auch gerade sprechen. Ebenfalls kann die Präsentation nicht gespeichert werden. Damit geben Sie die Präsentation als Datei nicht aus der Hand. Als weiteres Bonbon ist hier anzumerken, dass der Teilnehmer die Präsentation in seinem Browser immer im Vollbildmodus sieht und zwar unabhängig davon, wie groß er sein Browserfenster eingestellt hat. Natürlich können Sie während der laufenden Präsentation weitere Teilnehmer einladen. Unter der Verwendung von SharePoint Server 2010 können Sie auch den Teilnehmerkreis einschränken und somit sicherstellen, dass nur die von Ihnen vorgesehenen Teilnehmer der Präsentation beiwohnen. Dabei können die Rollen Broadcast Administratoren, Broadcast Präsentatoren und Broadcast Teilnehmer – natürlich auch über Gruppenrichtlinien – definiert werden.
Wenn Sie Ihre Präsentation beendet haben, schließen Sie die Übertragung. Die verbleibenden Teilnehmer werden von der Präsentation abgemeldet. Die Übertragung lebt genau so lange, wie Sie diese aufrecht erhalten. Es bleibt also keine Datei auf dem Server oder in der Cloud vorhanden. Da keine externe Datei existiert, kann ein Benutzer die Präsentation auch nicht nachträglich aufrufen oder weiterverteilen.
Die Vorteile von PowerPoint Broadcast
Das PowerPoint Broadcast-Feature hat ungeheures Potential, so dass Sie Ihre Präsentationen im Grunde auf Mausklick mit anderen Teilnehmern, wo auch immer diese sitzen, gemeinsam anschauen und präsentieren können. Dieser Dienst kann hervorragend zusammen mit Videokonferenzen und Voice over IP-Konferenz-Gesprächen genutzt werden. Eine Integration mit Lync oder Office Communicator kann hier die Verbindungsaufnahme noch effektiver gestalten. PowerPoint Broadcast ist sehr gut für eine Kombination aus lokal und/oder ferngesteuerten Zusammentreffen geeignet, bei der eine persönliche Präsentation für mehrere Nutzer von Vorteil wäre. Dabei müssen Sie keine Brücken, virtuelle Konferenzen oder virtuelle Treffen einrichten.
Weitere Informationen
- Office PowerPoint Blog: Broadcast Your Presentation with PowerPoint 2010
- Übertragen einer PowerPoint-Bildschirmpräsentation über eine SharePoint Online-Website
- Übertragen einer Präsentation an ein Remotepublikum
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