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Outlook 2010 - Herr über die Informationsflut

DennisKruegel| May 25, 2012

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Mit Outlook 2010 können Sie jetzt ganz einfach E-Mail-Konten aus mehreren Postfächern verwalten. Synchronisieren Sie mit Outlook 2010 mehrere E-Mail-Konten aus Diensten wie Hotmail, Google Mail oder von einem anderen Anbieter. Die verbesserte Konnektivität mit Microsoft Exchange Server unterstützt die Verwendung und Verwaltung mehrerer Exchange Server-E-Mail-Konten an einem Ort. So hilfreich und komfortabel wie diese Funktion nun ist, zeigt Sie ein uns alle beschäftigendes Problem auf:

Das Problem: Email-Flut

Eine Flut von E-Mails gehört für viele Menschen zum Büroalltag. Doch die digitale Überdosis raubt Zeit, Geld und Ideen. Wichtige Nachrichten sollten schnell beantwortet, unwichtige am besten sofort gelöscht werden. Sonst geht später wertvolle Zeit für das Abarbeiten verloren, die man auch produktiver hätte verbringen können. Gefragt sind neue Techniken zum Umgang mit der Technik.

Die Lösung: Outlook 2010

Die Unterhaltungsansicht in Outlook 2010 verbessert das Nachverfolgen von E-Mail-Unterhaltungen, verringert den Informationsüberlauf und hilft Ihnen, große Mengen an E-Mail-Nachrichten mit Leichtigkeit zu verwalten. Sie können vollständige Unterhaltungen mit einem einzigen Klick zusammenfassen oder kategorisieren.

Neue Unterhaltungsverwaltungstools

Daneben sind Sie mit den neuen Unterhaltungsverwaltungstools in der Lage, wertvollen Speicherplatz im Posteingang einzusparen, indem Sie Dutzende von E-Mails mit dem Feature Aufräumen in einige wenige Unterhaltungen umwandeln. Alternativ können Sie auch das Feature Ignorieren verwenden, um die gesamte Unterhaltung in Gelöschte Elemente zu verschieben.

In der Nachrichtenliste erkennt man solche Unterhaltungen anhand des Pfeilsymbols neben einer E-Mail Nachricht. Klickt man auf diesen Pfeil, so zeigt sich die komplette Diskussion chronologisch geordnet, beginnend mit der neuesten Nachricht. Ist eine neue Nachricht in einer der Unterhaltungen vorhanden, so erkennt man das anhand des fett formatierten Betreffs. Outlook 2010 erkennt sogar Verzweigungen und stellt diese auch als solche dar. Eine Verzweigung kann beispielsweise dann auftreten, wenn eine Diskussion von unterschiedlichen Personen unabhängig voneinander fortgeführt wird.

Ebenfalls sehr nützlich an diesem Feature: es werden auch Nachrichten aus anderen Ordnern zu den Unterhaltungen hinzugefügt. So finden sich auch die selbst gesendeten Nachrichten in den Unterhaltungen. In älteren Versionen musste man sich zwischen der Anzeige von E-Mails nach Datum oder nach Unterhaltung entscheiden. In Outlook 2010 sind beide Ansichten zu einer verschmolzen.

Werden die Nachrichten nicht als Unterhaltungen angezeigt, so kann man die Unterhaltungsansicht im Menüband unter Ansicht mit einem Klick auf Als Unterhaltungen anzeigen aktivieren. Danach kann ausgewählt werden, ob diese Ansicht für alle oder nur für den aktuell ausgewählten Ordner übernommen werden soll. Unter dieser Option finden sich auch die Einstellungen für die Unterhaltungsansicht. Hier kann man beispielsweise festlegen, dass Unterhaltungen standardmäßig immer automatisch erweitert werden.

Anpassung der Unterhaltungsansicht nach Ihren Bedürfnissen

Wenn Sie mit der Standardeinstellung nicht zufrieden sind, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Unterhaltungsansicht anzupassen. Nun stellt sich die Frage, wie Sie gegebenenfalls diese spezielle Ansicht für alle Ordner Ihrer wohlmöglich umfangreichen Ordnerstruktur übernehmen können? Denn eine Ansicht gilt standardmäßig nur für den jeweiligen Ordner, in dem sie erstellt wurde. Sie können hier eine Funktion nutzen, die zwar ein wenig versteckt, dafür aber umso nützlicher ist:

In der Registerkarte Ansicht klicken Sie auf die Pfeilspitze neben Ansicht ändern.
In dem aufklappenden Menü wählen Sie ganz unten den Befehl Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.
Im folgenden Dialogfeld können Sie flexibel die Ordner bestimmen, bei denen Sie “Ihre eigene” neue Ansicht verwenden möchte. PERFEKT!

Ist eine Unterhaltung nicht von Interesse, so kann man im Menüband unter Start in der Gruppe Löschen auf Ignorieren klicken. Damit werden alle bereits erhaltenen und zukünftigen Nachrichten der Unterhaltung direkt gelöscht. Unter Ignorieren findet sich auch noch die Schaltfläche Aufräumen. Hiermit kann man die Größe einer Unterhaltung verkleinern. Alle überflüssigen Nachrichten, die redundant erscheinen, werden dann aus der Unterhaltung gelöscht.

Die Quick Steps-Funktion

Nicht direkt zur Unterhaltungsansicht gehörend, aber unglaublich hilfreich ist in Outlook die Funktion Quick Steps. Hier können Sie häufig anfallende Vorgänge zu Befehlen zusammenfassen, die Sie anschließend mit nur einem Klick ausführen können.

Mit QuickSteps steht in Outlook 2010 eine neue Methode zum Erstellen und Speichern von benutzerdefinierten Aktionen bereit. Hiermit können Sie Zeit sparen, indem Sie Aufgaben, die mehrere Schritte umfassen, so erstellen und definieren, dass sich diese mit nur einem Klick ausführen lassen. Dazu zählen Aufgaben wie das Beantworten und Löschen einer Nachricht, das Verschieben in einen bestimmten Ordner, das Erstellen neuer E-Mail-Nachrichten für bestimmte Gruppen und viele mehr.

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