SharePoint 2010 – Arbeiten mit Dokumentenbibliotheken
Zu Beginn unserer heutigen Coffe Coaching Session stellen wir Ihnen zunächst ein paar Fragen:
- Verwenden Sie und Ihre Mitarbeiter Fileserver als Dateiablage?
- Haben Sie schon mal in Ihrer Dateiablage nach Informationen gesucht, die Sie selbst oder andere dort eingestellt haben und wenn ja, wie lange haben Sie gebraucht, um die richtige Information zu finden?
- Kennen Sie Wildwuchs im Dateisystem durch „manuelle“ Versionierung?
Für immer mehr Unternehmen ist die steigende Menge an unstrukturierten Daten innerhalb ihrer Organisation eine Herausforderung. Da gilt es vor allem, das “Chaos” auf lokalen Festplatten, Dateisystemen und in den Emailpostfächern in den Griff zu bekommen. Fileserver sind, was die Verwaltung von Dokumenten angeht, sehr limitiert. In unserem heutigen CoffeCoaching Clip stellen wir Ihnen kurz die Möglichkeiten der Arbeit mit Dokumentenbibliotheken in SharePoint 2010 vor.
Der Dokumentenlebenszyklus
Betrachten wir den Lebenszyklus eines Dokumentes. Ein Dokument wird zuerst erstellt, dann gespeichert, dann möglicherweise gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeitet und gegebenenfalls von anderen geändert. Sobald eine Version erarbeitet wird, muss sie nachverfolgt und organisiert werden. Mit SharePoint können Sie bei jedem Schritt im Lebenszyklus des Dokuments geeignete Richtlinien umsetzen und zentralisierte Repositories zum Speichern und Verwalten von Dokumenten verwenden.
Bibliotheken in SharePoint
In SharePoint werden Dokumente in Datenbanken gespeichert und innerhalb von Bibliotheken organisiert. Diese Bibliotheken sind Verzeichnisse, in denen theoretisch jeder Dateityp erstellt, gespeichert und verwaltet werden kann. Hierzu liefert SharePoint bereits zahlreiche Templates zur Bibliothekserstellung mit. Die Dokumente können auf unterschiedlichen Wegen abgelegt werden. So können sie zum Beispiel direkt aus einer Office-Anwendung auf dem SharePoint abgelegt, im Webbrowser hochgeladen oder direkt per Email an die Dokumentenbibliothek geschickt werden.
Ein großer Vorteil gegenüber der Speicherung im Filesystem ist die Möglichkeit zur Erfassung von Metadaten zu einem Dokument. Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments und werden in SharePoint klassischerweise in Spalten der Dokumentbibliothek definiert. Für die Verwaltung von Dokumenten und auch für die Suche sind Metadaten unerlässlich. Mit SharePoint 2010 wurde als neue Funktion der Managed Metadata Service zur zentralen Verwaltung von Metadaten-Management eingeführt, welcher es ermöglicht, ein unternehmensweites Metadatenmodell zu definieren und innerhalb der gesamten SharePoint-Farm zur Verfügung zu stellen.
Versionierung in SharePoint
SharePoint bietet eine umfassende Versionierung an, mit welcher sowohl Haupt- als auch Nebenversionen von Dokumenten gespeichert werden und somit auch verschiedene Zugriffsberechtigungen berücksichtigt werden können. Im Gegensatz zu Hauptversionen sollen Nebenversionen in der Regel nicht für jeden sichtbar sein, sondern nur für diejenigen, die die Dokumente später auch freigeben. Das Schöne hierbei ist, dass Nebenversionen nicht woanders gespeichert werden müssen, sondern z.B. nach einem Freigabeprozess in der gleichen Bibliothek automatisch sichtbar werden. Die Versionierung kann dazu genutzt werden, um den Änderungsverlauf eines Dokuments zu dokumentieren und beizubehalten. Im Versionsverlauf eines Dokuments können die früheren Versionen angezeigt, gelöscht, vor allem aber auch wiederhergestellt werden.
Dokumente schnell finden
Sind die Dokumente einmal auf SharePoint abgelegt, wird für den Anwender dadurch das effektive und schnelle Finden durch die integrierte Suche und das zentrale Metadatenmangement, aber auch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten im Team ermöglicht. Anwender können Dokumente und Inhalte mittels eines integrierten Ratings auf jeder Dokumentenbibliothek bewerten und somit anderen Benutzern zeigen, welche Informationen für sie besonders hilfreich waren.
Während des Lebenszyklus eines Dokuments wird dieses meist mehrfach verschoben und an einem anderen Speicherort abgelegt, z.B. wenn ein Dokument auf einer Seite erstellt wurde und dann auf einer anderen Seite publiziert wird. Um das Dokument dennoch schnell wiederzufinden und besser verwalten zu können, hat man in SharePoint 2010 die Document IDs eingeführt. Diese sind für jedes Dokument eindeutig, werden als eigene Metadatenspalte angezeigt und wandern mit dem Dokument mit. Über das Document ID Lookup Box Web Part kann nach den IDs und somit nach den Dokumenten gezielter gesucht werden.
Berechtigungen in SharePoint
Dokumentenbibliotheken unterstützen das Sperren von Dateien. Dokumente können zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Dies bedeutet, dass das Dokument währenddessen zwar von anderen Benutzern gelesen, nicht aber bearbeitet bzw. geändert werden kann. Dies verhindert das unbeabsichtigte Überschreiben von Arbeitsergebnissen.
Mithilfe des Benutzer- und Rollenkonzept können die Berechtigungen in SharePoint sehr gut abgebildet und zudem auch granular vergeben werden. Standardmäßig werden die Berechtigungen der jeweiligen Dokumentenbibliothek auf die darin enthaltenen Dokumente vererbt. Jedoch kann die Vererbung auch gebrochen werden, indem individuelle Berechtigungen für ein einzelnes Dokument festgelegt werden. Somit können Dokumente innerhalb von SharePoint-Dokumentenbibliotheken sehr gut vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
Workflows
Workflows werden in SharePoint verwendet, um zu definieren, wie die Dokumente behandelt werden, um den Standardgeschäftsprozessen im Unternehmen, aber auch den gesetzlichen Regularien zu entsprechen. SharePoint bringt standardmäßig sechs serielle und parallele Workflows mit, es können aber auch benutzerdefinierte Workflows erstellt und einer Dokumentenbibliothek zugeordnet werden.
Weitere Informationen
Schauen Sie unter den folgenden Links, was es noch alles bei Microsoft SharePoint 2010 zu entdecken gibt:
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